--- title: "Laskutus UKK" canonical: "https://support.vitec-hotellinx.com/space/KB/56197135/Laskutus%20UKK" format: markdown --- > ℹ️ Siirry valitsemaasi sisältöön sisällysluettelon linkkiä painamalla. Voit myös etsiä sisältöä hakusanoilla painamalla **CTRL+F**. **Tällä sivulla** > Macro (toc) --- ## Miten päätetystä laskusta saa tulostettua laskukopion? Laskukopion voi hakea Cloudin raporttivalikon `Settled folios`-näkymästä. - Valitse päävalikosta `More…` → `Reports` → `Sales` → `Period reports` → `Settled folios, all users`. - Klikkaamalla `Reprint selected invoices`-näppäintä valitsematta laskurivia listanäkymästä, ohjelma antaa mahdollisuuden hakea laskukopiota laskunumeron perusteella. - Useampia laskuja voidaan hakea päivämäärien perusteella. `Reprint selected invoices`-näppäimellä voi tulostaa valitusta laskusta kopion ja laskulle voi `Reprint`-näkymässä tehdä myös tekstimuutoksia tarvittaessa esim. viitelisäyksiä. - Muutokset vaikuttavat vain tulostettavaan laskuun. Muutokset eivät muuta alkuperäisen laskun tietoja. --- ## Lähtevätkö verkkolaskut automaattisesti Hotellinx Cloudista? Verkkolaskut eivät lähde automaattisesti Hotellinx Cloudista asiakkaalle. Laskuista luodaan lähetyserä `Electronic Billing`-valikon `Create`-valinnoilla. Aineisto tulee noutaa yrityksenne käyttämällä välittäjän ohjelmalla. Mikäli käytössä on Maventa-integraatio, siirtyy aineisto `Create`-painikkeista Maventaan edelleen lähetettäväksi. Tarkistathan yrityksenne tarkemmat toimintamallit pääkäyttäjältänne. --- ## Mitä tarkoittaa ilmoitus “*The batch file already exists”*? Verkkolaskuerän luontiin siirryttäessä voi tulla ilmoitus `Electronic billing: The batch file already exists. Please choose an action below`. Ilmoitus tulee tilanteessa, jossa edellinen verkkolaskuerä on vielä tallennuskansiossa silloin, kun yritetään luoda uutta erätiedostoa. - Tässä tilanteessa tulee tarkistaa, onko edellinen erä ehditty jo lähettää pankkiin. - Tarvittaessa erä tulee lähettää ja poistaa tai nimetä uudelleen. - Sen jälkeen voidaan luoda uusi erätiedosto ([lue lisää sähköisestä laskutuksesta](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/47841452)). --- ## Miten voin lähettää verkkolaskun uudelleen? Jos verkkolasku on tarpeen lähettää uudelleen, esimerkiksi asiakkaan osoitetietojen korjauksen vuoksi, tapahtuu se poistamalla myyntireskontrassa (`Sales ledger`) laskun tiedoista valinta `eInvoice Done`. Lasku tulee uudelleen näkyviin `Electronic billing`-ikkunaan ja siitä voidaan luoda uusi lähetyserä. --- ## Mitä teen, jos asiakas on poistettu ennen verkkolaskuerän luontia? Jos asiakas on poistettu ennen verkkolaskuerän luontia, laskun `Customer`-kenttä on tyhjä `Electronic billing`-ikkunassa. Erää ei voi muodostaa ilman asiakastietoja. 1. Asiakas täytyy ensin lisätä järjestelmään: päävalikko → `More` → `Customers`. 2. Tietojen syöttämisen jälkeen laskulle liitetään uudet asiakastiedot myyntireskontrassa. 3. Tämän jälkeen erän luonti laskusta onnistuu `Electronic billing`-ikkunassa. --- ## Voiko paperilaskuna päätetyn laskun lähettää sähköisesti? Paperilaskuna päätetystä laskusta voidaan muodostaa sähköinen lasku jälkikäteen. Tämä voidaan tehdä vasta, kun lasku on siirtynyt arkistoon. - Asiakkaalle lisätään tarvittavat verkkolaskuosoitetiedot. - Sen jälkeen tarkistetaan myyntireskontrassa, että laskulle on kytketty oikea asiakas ja valitaan laskulle `Electronic invoice` ja tallennetaan tiedot. - Tämän jälkeen lasku näkyy `Electronic billing`-ikkunassa, jossa siitä voidaan luoda lähetyserä. [Lue lisää sähköisestä laskutuksesta](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/47841452). --- ## Voiko sähköisenä päätetyn laskun jättää lähettämättä verkkolaskuna? Jos sähköistä laskua ei haluta lähettää asiakkaalle, vaan se esimerkiksi hyvitetään ja tilalle tehdään uusi lasku, voidaan lasku jättää pois lähetyserästä. Lähettämätön lasku jää näkyviin `Electronic billing`-ikkunaan, josta se saadaan poistettua ottamalla myyntireskontrassa laskulta pois valinta `Electronic invoice`. ![image-20250526-123438.png](media://5a53479e-531c-4924-8147-80750349b277) --- ## Mitä tarkoittaa verkkolaskun lähetyksessä seuraava virheilmoitus: ”*Elementti OrderIndentifier ei kelpaa, arvo on virheellinen sen tietotyypin genericStringType0_35 nähden – Todellinen pituus on suurempi kuin MaxLength-arvo”*? Laskun viitteessä on liikaa merkkejä. Finvoice-standardin mukainen maksimimerkkimäärä on 35 merkkiä. Voit korjata viitteen myyntireskontrassa. Päivitä sen jälkeen `Electronic Billing`-ikkuna painamalla `Refresh`. --- ## Mitä tarkoittaa verkkolaskun lähetyksessä virheilmoitus “*Missing data for: BuyerStreetNames (cuAddress, CuCity, CuZip)”*? `Customer`-tietueen osoitekenttä on virheellinen tai tietoja puuttuu. --- ## Hyvityslasku teko, kun varaus on jo arkistoitunut Mikäli varaus ja lasku on arkistoitu yöajossa, ei laskua voida korjata kyseisellä varauksella. Laskulle tulee tehdä hyvityslasku. 1. Avataan kyseiselle asiakkuudelle ensin POS-tili. ![kuva-20240920-073516.png](media://a7e8f025-ba0f-489a-8b6b-6af863ca6bfc) 2. Haetaan vapaana oleva POS -tili. Tili ei voi olla huone/majoitustilejä. ![kuva-20240920-073535.png](media://bec6eb92-773b-4739-ac82-6c36e061d92d) 3. Haetaan tilin nimikenttään sen asiakkuuden tiedot, jolle korjauslaskua ollaan tekemässä. 4. `Find guest`-painikkeella haetaan oikea asiakkuus. - Korjauslasku muodostuu saman asiakkuuden asiakastiliin vain, jos käytetään juuri saman asiakkaan (sama ref. numero) tietoja. ![kuva-20240920-073618.png](media://20e025e0-bbc6-403d-83a2-6240059b1be3) ![kuva-20240920-073651.png](media://06fe094d-fbcb-499d-afd7-8ba576fc2d92) 5. Tili on avattu asiakkuudelle ja siirrytään tekemään korjauslasku valitsemalla maksutavoista viimeisin, `Credit sales`. ![kuva-20240920-073709.png](media://a2475262-2f31-4b1f-85a8-08974c27574f) 6. Ohjelma kysyy, tehdäänkö nykyiselle laskulle. Tähän vastataan `Ei`. ![kuva-20240920-073732.png](media://82d5c680-96ac-48f9-b376-ab8ddaa44791) 7. Avautuvassa ikkunassa valintana annetaan olla `Credit` ja kirjoitetaan alkuperäisen laskun laskunumero ja valitaan `OK`. ![kuva-20240920-073748.png](media://778a7537-5c03-4b98-9367-de7723cae348) 8. Alkuperäisen laskun laskurivit tulevat avatulle tilille miinusmerkkisenä. 9. Valitaan alkuperäisen laskun maksutapa. - Huomioi myös mahdollinen laskutuslisä, mikäli se on jo vähennetyissä riveissä. 10. Hyvityslasku kuitataan päätetyksi painamalla `Bill` → `Accept`. Hyvityslasku saa oman laskunumeron. ![kuva-20240920-073812.png](media://ba1668db-4676-44f6-8360-9c575949207d) - Mikäli halutaan jättää tämä korjaustili vielä käyttöön muuta toimenpidettä varten, voidaan jättää pois valinta `Settle account`. ![kuva-20240920-081755.png](media://70641b9c-cfc9-4bf2-812f-bb26d2ef924a) - Alkuperäisen laskun laskuriveistä voidaan luoda kopio valitsemalla tässä kohtaa `Debet`. ![kuva-20240920-074601.png](media://77b6c552-a551-4826-8138-1a5cae0f9aa7) > ℹ️ **Muuta huomioitavaa** > ℹ️ > ℹ️ - Mikäli alkuperäinen lasku on lähtenyt verkkolaskuna, on mahdollista, että hyvityslasku tulee lähettää myös verkkolaskuna. > ℹ️ - Mikäli alkuperäinen lasku on tehty ennen alv-muutosta ja sisältää 24% alv-kantaa, ei `Credit sales`-toiminnolla voi tehdä korjausta. Korjaus tulee tehdä manuaalisesti myyntilajien kautta ja aktivoitava uudelleen siksi aikaa käyttöön 24% alv myyntilaji. > ℹ️ - Mikäli käytössä on Hotellinxin myyntireskontra (`Sales Ledger`), riippuen yrityksen omista toimintamalleista, tulee alkuperäinen lasku ja hyvityslasku käydä kuittaamassa korjaustiliin. > ℹ️ - Mikäli alkuperäisellä laskulla on Tilastokeskukselle ilmoitettavia majoitusmyyntejä, korjaus ei kohdistu Tilastokeskukselle ilmoitettavaan arvoon, koska korjausta ei ole tehty majoitustilastoihin ilmoitetussa osastossa (`Department`). --- ## Laskun hyvitys korjaustiliin reskontrassa (*Sales Ledger*) 1. Luo kohdistuksia varten “pankkitili”. Tehdään samalla tavoin kuin pankkitili, johon kohdistetaan toteutuneita maksuja. ![image-20250212-062128.png](media://ae03ae44-7301-4be7-938a-798e7a2f331e) ![image-20250212-062450.png](media://21e93a0f-47ce-4e1c-851f-8bbfef1fbca8) 2. Siirry reskontraan, hae tarvitsemasi lasku ja klikkaa rivi siniseksi. `Pay`-valinta tulee näkyviin. 3. Valitse alasvetovalikosta korjaustili ja `Text`-kenttään voit tarvittaessa laittaa lisätietoja. Tallenna `Save`-painikkeesta. ![image-20250212-062829.png](media://0405df06-5e49-4d67-a1b6-3b082ca05f01) 4. Mikäli sinulla on hyvityslasku edelliseen laskuun, kirjaa myös hyvityslasku korjaustiliin. ![image-20250212-063658.png](media://d686bdca-16cc-4d9f-88da-690767fc19bc) --- ## Laskun poistaminen reskontrasta Laskuja on mahdollista poistaa reskontrasta. Huomioi kuitenkin, että laskun poistaminen reskontrasta ei poista ohjelmassa tehtyjä myynti- ja maksutapakirjauksia. - On suositeltavaa käyttää kohdistustilejä poistamisen sijaan. Näin myyntilaskut ja reskontra ovat verrannollisia toistensa kanssa. - Tarkista aina kohteenne omat toimintamallit, mikäli päädyt poistamaan laskun reskontrasta. ![image-20250212-064508.png](media://9492c581-c66f-40d1-bf1e-c1c36746d296) --- ## Laskun lisääminen reskontraan Mikäli lasku on poistettu `del`-näppäimestä, voit lisätä sen manuaalisesti reskontraan maksuseurantaa varten. 1. Avaa myyntireskontra ja paina `Add`. ![image-20250212-065342.png](media://70461c4c-b9f7-45e1-ad03-4523edfe5598) 2. Kirjaa alkuperäisen laskun tiedot ja tallenna. ![image-20250212-065602.png](media://48e1c183-a11c-4120-8825-09e874004157) --- ## Maksutapojen korjaus raporteille Jos laskuja on päätetty väärään maksutapaan ja myyntiraporttien saldoja halutaan korjata, korjauksen voi tehdä myös ilman hyvityslaskua ja uuden laskun luontia. - Avaa `Point of Sales`-tili ja lisää `Number`-kenttään vähennys `-1` ja `Amount`-kenttään korjattava summa. POS tekee hyvityskirjauksen pelkästään maksutavalle. - Tämän perään voi laskun päättää maksutapaan, mitä vuorostaan halutaan lisätä. Alla on esimerkki, jossa korttimaksua vähennetään ja käteismaksuja lisätään. Laskun päättämisen jälkeen raporteilta vähenee `Amount`-summan verran korttimaksua ja raportteihin lisätään saman verran käteismaksua. ![image-20240927-083648.png](media://0f5add08-705c-430b-83b4-c778b599219c) ## Mitä tarkoittaa Use edited data for guest ja customer credit not checked Jos Guest (asiakasrekisteritietue) osoiteikkunasta valitaan Add current guest as a customer ja siinä muokataan customertietoja (maksaja-asiakkuus), niin ohjelma haluaa varmistaa haluatko muokatut tiedot myös sille asiakasrekisteritietueelle. Jos customer on eri kuin guest, niin tässä kohtaa vastataan ei. ![image-20250917-131553.png](media://d3afc922-7f85-4f65-82f4-be004c57fdb6) Invoice-välilehdellä valittaessa maksutavaksi laskutus tai ennakkolaskutus, ohjelma ilmoittaa jos laskutusluotto tarkistettu täppää ei ole laitettu. ![image-20250917-132039.png](media://11b4ecca-131d-469f-90df-80b96b821bb4) Täppä löytyy Guest details 2 välilehdeltä kohdasta Guest credit checked for invoicing: ![image-20250917-132234.png](media://5b11a1f3-8b35-48c1-8a0e-c7bf0aa3d54d) ## Miten laskulle lisätään viivakoodi? Viivakodin tulostus – viivakoodi tulostuu laskulle jos maksutapa on laskutus, Print folio ikkunassa valitaan Invoice ja tarvittavat asetukset on tehty. Hotel settingsissä tehtävät asetukset: - Localization FI - Invoice message –kenttään pitää täyttää jotain (jos laskulle ei haluta tekstiä niin kuitenkin vähintään välilyönti) - Ohjelma käyttää Bank account 1 –tietoa kun se luo viivakoodin ![image-20260114-064904.png](media://adad55d0-5c88-4e62-8bb4-426ccc4e1a3c) ![image-20260114-064938.png](media://66aa51aa-e7ec-4358-a42a-a45c88bc0e98) ![image-20260114-064959.png](media://9e8b1858-24a7-40f9-bfd0-79b0898ffa13) ## Miten laskutan asiakkaan varaukset yhdellä laskulla? Avaa asiakkaan Guest account -ikkuna laskuttaaksesi usampia varauksia yhdellä laskulla. Valitse ikkunan alalaidasta **Invoice all,** mikäli laskutat kaikki ikkunassa näkyvät varaukset kerralla. Jos haluat laskuttaa vain osan varauksista, valitse ikkunassa näkyvistä varauksista **Ctrl + hiiren klikkaus** ne varaukset, jotka haluat laskuttaa yhdessä. Tämän jälkeen valitse ikkunan alalaidasta **Invoice selected**. ![image-20260121-115049.png](media://9f94aa17-cfd0-4937-bedd-113fc70d914c)