--- title: "Inventointi (Stocktaking)" canonical: "https://support.vitec-hotellinx.com/space/KB/4915219/Inventointi%20(Stocktaking)" format: markdown --- Inventoinnissa täsmätään varastonvalvonnan tuotesaldo ja tuotteiden todellinen määrä varastossa. Inventointi sisältää seuraavat työvaiheet: 1. inventointilistan luominen 2. tuotemäärien laskeminen 3. laskettujen tuotemäärien syöttäminen ja hävikin tarkistaminen 4. inventoinnin vahvistaminen. --- ## Inventointilistan luominen Ennen tuotemäärien laskemista inventoitavat tuotteet lisätään varastonvalvonnan inventointilistalle. - Inventointilistat luodaan varastokohtaisesti. - Inventointilistat voi tarvittaessa luoda** **useampaan kertaan ennen inventointia. - Inventointilistalla näytetään luontihetkellä varastossa olevat tuotemäärät. - Inventointilistan voi luoda myös ilman varastonvalvonnan tuotemääriä, jolloin inventaarion voi tehdä sokkona. Listan luominen: 1. Avaa inventointitoiminnot painamalla varastonäkymän (**Stock view**) päävalikossa **Stock func** > **Stocktaking**. ![image-20240411-072424.png](media://ea283869-b1f8-41bd-b762-8987717a7762) 2. Valitse varasto, johon inventointi tehdään **Stock**-pudotusvalikosta ja siirry valitsemaan inventoitavia tuotteita painamalla **Add material(s)**. ![image-20240411-072947.png](media://1c35df25-ab20-4b7b-ba24-a6c69ad7845e) 3. Valitse hakuehdot ja paina **Apply filters**. ![image-20240411-073210.png](media://d9a06c66-187b-49bb-82e3-da2336a1a61a) - Voit etsiä tuotteita erilaisilla kriteereillä ja niiden yhdistelmillä: - **Material group**: hae tuoteryhmän perusteella. - **Search text**: hae tuotteen nimellä tai nimen osalla, **internal code**-, **external code**- tai **optional group**-tiedolla. - **Has events after**: rajaa hakua edellisten tapahtumien perusteella. Jos valitset päivämääräksi esim. 1.1.2020, haku näyttää tuotteet, joilla on varastotapahtumia 1.1.2020 jälkeen. - **Only current stock**: hae tuotteita, joilla on jo tapahtumia kyseisessä varastossa. 4. Valitse tuotteet hakutuloksista ja lisää ne inventointilistaan painamalla **Add selected** tai **Add and close**. - **Add selected** -painike lisää valitun tuotteen tai tuotteet ja jättää hakuikkunan auki. - **Add and close** -painike lisää valitun tuotteen tai tuotteet ja sulkee hakuikkunan. ![image-20240411-075933.png](media://15a6d878-0f9f-4c3d-97a2-d48cca4e1151) 5. Tallenna valitut tuotteet listalle painamalla **Save changes**. - Tuoterivin alussa näkyvä keltainen kolmio on merkki siitä, että tuotetta ei ole vielä tallennettu. Tallentamisen jälkeen tuotteet jäävät listalle ja voit jatkaa inventointia myöhemmin. ![image-20240411-121650.png](media://4af2cb5e-5a3f-4815-901c-62e063d3e37f) - Voit poistaa tuotteen listalta valitsemalla sen ja painamalla **Remove row(s)**. Tallenna muutokset painamalla **Save changes**. ![image-20240411-121715.png](media://3be59705-1e7c-435d-b616-abaa38174538) 6. Tulosta inventointilista painamalla **Print list**. Jos haluat tulostaa listan ilman tuotemääriä, valitse **Blind list**. - Tuotteet tulostetaan listaan ikkunassa näkyvässä järjestyksessä. - Voit vaihtaa tuotteiden järjestystä painamalla sarakkeiden otsikkoja (**Main group**, **Group***, ***Name***, *jne.). 7. Raportin esikatselu aukeaa automaattisesti. - Inventointilista, jossa näytetään tuotemäärät: ![image-20240411-124528.png](media://c5bf81eb-d6b8-49f1-bde1-270f3c7679fb) - Inventointilista, jossa tuotemääriä ei näytetä (tulostettaessa on valittu **Blind list**): ![image-20240411-124732.png](media://44af9f9b-16a2-446a-96b2-69069e06d662) --- ## Inventointilistan luominen vanhan inventoinnin pohjalta Voit käyttää vanhaa inventointia uuden inventointilistan pohjana ja lisätä tai poistaa tuotteita listalta tarpeen mukaan. 1. Paina **Stocktaking**-ikkunassa **Copy material(s)**. ![image-20240411-123808.png](media://590c3242-1035-452e-8c47-979a6431d3cf) 2. Hae aiempia inventointitapahtumia ajankohdan perusteella (**Include events**) ja paina **Search**. 3. Valitse alasvetovalikosta (**Choose event date to copy from**) haluttu inventaario ja paina **Copy**. ![image-20240411-123437.png](media://05dd5ac5-1cff-4db0-84bb-3c324504d76b) 4. Valitun inventaarion tuotteet tuodaan uuden inventointilistan pohjaksi. - Voit lisätä puuttuvat tuotteet listalle yllä olevan ohjeen mukaan. - Tulosta inventointilista yllä olevan ohjeen mukaan. ![image-20240411-124241.png](media://ec2353b9-8a7a-4263-84be-d02b6becece4) --- ## Tuotteiden määrien syöttö ja inventointi Kun tuotteet on laskettu, tuotemäärät syötetään varastonvalvontaan ja suoritetaan inventointi. - Inventointi tehdään oletuksena nykyhetkeen, mutta sen voi tehdä myös takautuvasti. - Mikäli inventointilistalta puuttuu tuotteita, ne voidaan vielä tässä vaiheessa lisätä mukaan inventaarioon. Inventoinnin suorittaminen: 1. Avaa inventointitoiminnot painamalla varastonäkymän (**Stock view**) päävalikossa **Stock func** > **Stocktaking**. ![image-20240411-072424.png](media://ea283869-b1f8-41bd-b762-8987717a7762) 2. Valitse varasto, johon inventaario tehdään. - Jos listalta puuttuu tuotteita, voit lisätä niitä painamalla **Add material(s)**. ![image-20240411-130948.png](media://461457aa-3f36-4357-9bd3-69bedd484c42) 3. Valitse, tehdäänkö inventointi nykyhetkeen (oletus) vai takautuvasti. - Jos teet inventoinnin takautuvasti, valitse **Insert events with specific time** ja valitse sen jälkeen päivämäärä ja kellonaika. - Merkitse inventoinnin ajankohdaksi aika, jolloin tuotteiden laskupäivän myynti on loppunut ja seuraavan päivän myynti ei ole alkanut (huomioi myös kellonaika). > ℹ️ Esimerkki takautuvasti tehdystä inventaariosta: > ℹ️ > ℹ️ - Tuotteet on laskettu myynnin päätyttyä 31.12.2023 ja inventointi tehdään varastonvalvonnassa 3.1.2024. > ℹ️ - Inventoinnin ajankohdaksi merkitään 1.1.2024 klo 05:00, jolloin laskupäivän myynti on jo loppunut ja seuraavan päivän myynti ei ole vielä alkanut. > 📝 Jos inventointi tehdään takautuvasti, aiemmin otetut raportit eivät välttämättä enää pidä paikkaansa. ![image-20240411-131016.png](media://1b30fc19-36b6-4414-8e34-f8c3b7da749e) 4. Syötä lasketut tuotemäärät. - Voit syöttää tuotemäärän joko **Amount**-sarakkeeseen varastoyksiköinä (**Unit**) tai **Recipe amount **-sarakkeeseen reseptiyksiköinä (**Recipe unit**) tai voit käyttää molempia yksiköitä. Esimerkiksi: - Varastoyksikkö on pullo (pullokoko 75 cl), reseptiyksikkö on senttilitra ja laskettu tuotemäärä on 2,5 pulloa. - Voit syöttää koko tuotemäärän varastoyksiköinä (2,5 plo) tai käyttää sekä varasto- että reseptiyksiköitä (2 plo ja 37,5 cl). Varastonvalvonta muuttaa luvut automaattisesti varastoyksiköiksi. ![image-20240411-131100.png](media://0ebdb421-289a-4706-862d-e47294ef3075) 5. Tarkista tuotehävikki. - Arvioitu hävikki (**Est. loss**) päivittyy automaattisesti. - Hävikkimäärän voi päivittää myös itse valitsemalla halutut tuotteet ja painamalla **Refresh Est.loss**. ![image-20240411-131248.png](media://9cc7cc7f-668a-41cd-b4b3-8d130a0447e5) > ℹ️ Jos inventoitu määrä eroaa varastossa olevasta määrästä, kirjataan inventoinnissa automaattisesti hävikkiä. > ℹ️ > ℹ️ - Jos tuotteen inventoitu määrä on suurempi kuin varastonvalvonnan tuotesaldo, hävikki on miinusmerkkistä (esim. tuotetta on varastossa 11 pulloa, sitä inventoidaan 12 pulloa, hävikiksi kirjataan -1 pulloa). > ℹ️ - Jos tuotteen inventoitu määrä on pienempi kuin varastonvalvonnan tuotesaldo, hävikki on plusmerkkistä (esim. tuotetta on varastossa 12 pulloa, sitä inventoidaan 11 pulloa, hävikiksi kirjataan 1 pullo). > ℹ️ > ℹ️ Jos tietoista hävikkiä (esim. vanhentuneet tai hajonneet tuotteet) halutaan seurata erikseen, se tulee kirjata [poistotoiminnon ](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4882492)(**Waste**) kautta ennen inventaariota. Tämä myös pienentää inventoinnissa syntyvää hävikkiä. > 📝 Jotta inventoinnissa ei syntyisi hävikkiä, kaikki ennen inventointiajankohtaa tapahtuneet vastaanotot, siirrot ja poistot tulee olla kirjattuna varastonvalvontaan ennen inventoinnin tekemistä. 6. Valitse inventoitavat tuotteet ja suorita inventointi painamalla **Stocktaking**. - Voit valita kaikki tuotteet kerrallaan painamalla **Select all rows**. ![image-20240411-131308.png](media://3c4a1b16-3943-484a-9abe-69438be232ac) 7. Tarkista inventoinnin tiedot, lisää tarvittavat merkinnät ja hyväksy inventointi painamalla **OK**. ![image-20240411-131350.png](media://cb454337-a1c2-4faa-9238-a575dedc8690) - **Document number**: tallennettavan tiedoston nimi - **Create report**: tallenna raportti (voidaan määrittää myös pakolliseksi, ks. [varastonvalvonnan asetukset](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/6291485/Varastonvalvonnan+asetukset+Settings#Raporttien-asetukset-(Reports-and-events))) - **Report title**: raportin otsikko - **Comments**: mahdolliset kommentit 8. Kun inventointi on tehty ja raportti on tallennettu, aukeaa raportin esikatselu. ![image-20240411-131434.png](media://20a84bbb-bd39-458b-a7b4-ef65f680d973)