--- title: "Sisään- ja uloskirjaaminen sekä huonejako" canonical: "https://support.vitec-hotellinx.com/space/KB/27197477/Sis%C3%A4%C3%A4n-%20ja%20uloskirjaaminen%20sek%C3%A4%20huonejako" format: markdown --- **Rooming**-näkymää käytetään vieraan saapuessa hotelliin ja poistuessa hotellista. Näkymä sisältää majoittujien nimilistan ja varaukseen kiinnitetyt huoneet sekä erilaisia toimintoja, kuten: - majoittujien nimilistan ja tietojen ylläpito - huonejako - sisään- ja uloskirjaaminen - työkaluja ryhmävarausten käsittelyyn. --- ## Rooming-näkymä **Rooming**-näkymä näyttää majoittujien nimilistan ja varaukseen kiinnitetyt huoneet. Näkymässä on sekä nimirivikohtaisia toiminteita että varauskohtaisia toiminteita. > Macro (widget) 1. Avaa näkymä varauskalenterista painamalla varauksen kohdalla hiiren oikeaa näppäintä ja valitsemalla valikosta **Rooming**. 2. Näkymän yläpalkissa näytetään varauksen tiedot (**Reservation**-rivi) sekä kiinnitetyt huoneet ja nimilistan tiedot (**Allocated**-rivi).* * ![image-20240527-090055.png](media://67dd0259-eb7a-4411-8d28-fe64e2e092d4) 2. Nimirivillä on kyseiseen majoittujaan liittyviä toiminteita. ![image-20240530-100332.png](media://d290a8da-a87e-4857-aaf9-d77068219916) - **Mod**: muokkaa majoittujan tietoja - **Room**: valitse (uusi) huone - ** = **: kopioi huoneen numero edelliseltä nimiriviltä - ** X **: poista huonevalinta - **Check-in**: kirjaa majoittuja sisään - **Invoice**: avaa majoittujan huonelasku kassajärjestelmässä - **Check-out**: kirjaa majoittuja ulos 3. Nimirivin lisätoimintovalikko avautuu painamalla rivin kohdalla hiiren oikeaa näppäintä. ![image-20240528-062141.png](media://a237524a-7b13-4708-acf9-7a66e21a981c) - **Cancel check-in**: peruuta sisäänkirjaaminen - **Settle name line account**: sulje majoittujan lasku / huonelasku - **Reopen name line account**: avaa majoittujan lasku / huonelasku uudelleen - **Mark room cleaned**: merkitse huone siivotuksi - **Mark room uncleaned**: merkitse huone siivoamattomaksi - **Delete name line**: poista nimirivi - **Room transfer**: siirrä sisäänkirjattu majoittuja (sekä tarvittaessa majoittujan lasku) toiseen huoneeseen - **Separate name line/room**: erota nimirivi/huone varauksesta (esim. jos yhden huoneen majoittujat haluavat viipyä muuta ryhmää lyhyemmän tai pidemmän ajan) - **Upgrade to another capacity**: siirrä majoittuja toiseen huoneluokkaan, voidaan käyttää ennen kuin majoittuja on sisäänkirjoitettu - **Guest card for room**: huoneen matkustajailmoitus englanniksi - **Guest card for person**: majoittujan matkustajailmoitus englanniksi - **Guest card 2 for room**: huoneen matkustajailmoitus suomeksi - **Guest card 2 for person**: majoittujan matkustajailmoitus suomeksi > 📝 Käytettävissä olevat toiminteet riippuvat nimirivin tilasta: esimerkiksi sisäänkirjattua nimiriviä ei voi poistaa. Sisäänkirjauksen voi kuitenkin perua painamalla **Cancel check-in**, jonka jälkeen nimirivin voi poistaa. 4. **Rooming**-näkymän alapalkissa on erilaisia pikanäppäimiä, joilla voit esimerkiksi lisätä huoneita varaukseen tai nopeuttaa ryhmän sisäänkirjaamista. ![image-20240528-080005.png](media://c5b9fadc-d73a-4440-ab8b-28d08eceb728) - **Add new line**: lisää uusi nimirivi - **Add lines**: lisää nimirivejä varauksen henkilömäärän mukaisesti - **Allocate rooms**: jaa huoneet nimilistan majoittujille - **Import names**: tuo majoittujien nimilista tiedostosta - **Check-in Ok lines**: kirjaa sisään kaikki nimirivit, joiden tila on **OK** - **Guest card**: kaikkien huoneiden matkustajailmoitukset englanniksi (katso lisävalinnat painamalla hiiren oikeaa näppäintä) - **Guest card 2**: kaikkien huoneiden matkustajailmoitukset suomeksi (katso lisävalinnat painamalla hiiren oikeaa näppäintä) - **Guest list**: majoittujalista - **Check out**: kirjaa majoittujia ulos (katso lisävalinnat painamalla hiiren oikeaa näppäintä) - **Close/Open room invoice**: sulje/avaa huonelasku - **Add new rooms**: lisää huoneita varaukseen - **Remove rooms**: poista huoneita varauksesta - **Delete name list**: poista kaikki nimirivit - **Copy names**: kopioi varaajan nimi kaikille nimiriveille - **Mark all lines Ok**: merkitse kaikille nimiriveille sarakkeeseen **Ok** arvo **Yes** - **Block all night postings**: estä yöajon veloitukset, mikäli varaus on maksettu etukäteen > ℹ️ **Close/Open room invoice **-painike lisää nimiriville **Remarks**-kenttään merkinnän *$$* tai poistaa sen. > ℹ️ > ℹ️ *$$*-merkintä nimirivillä tarkoittaa, ettei majoittujan huonelaskulle voi siirtää esimerkiksi ravintolaostoksia. --- ## Majoittujien kirjaaminen sisään (Check-in) Majoittujien sisäänkirjaaminen sisältää seuraavat vaiheet: 1. Etsi varaus ja avaa **Rooming**-näkymä. 2. Tarkista nimilista ja lisää puuttuvat tiedot ja nimirivit. 3. Kiinnitä huoneet (jos huoneita ei ole kiinnitetty jo aiemmin). 4. Tulosta matkustajailmoitukset. 5. Kirjaa majoittujat sisään. > Macro (widget) **Sisäänkirjaaminen vaihe vaiheelta** 1. Etsi varaus varauskalenterista ([lue lisää varauksen hakemisesta](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/27066370)) ja avaa **Rooming**-näkymä painamalla varauksen kohdalla hiiren oikeaa näppäintä ja valitsemalla valikosta **Rooming***.* ![image-20260202-113148.png](media://76781e74-cb70-4e18-9dcf-1f778e363620) 2. **Rooming**-näkymä näyttää majoittujien nimilistan ja varaukseen aiemmin kiinnitetyt huoneet. ![image-20260202-113225.png](media://e6ad01de-a39d-446f-bdac-905ee2f6106d) - Majoittujan nimi tulee varauksen tiedoista ja sitä voi muokata painamalla nimikenttää. - Voit muokata majoittujan muita tietoja painamalla **Mod**-painiketta nimirivin alussa. - Nimirivillä on lisäksi seuraavat huonevalintaan liittyvät pikanäppäimet: - **Room**: valitse (uusi) huone - ** = **: kopioi huoneen numero edelliseltä nimiriviltä - ** X **: poista huonevalinta 3. Jos majoittujalle ei ole vielä kiinnitetty huonetta (nimirivin **Room**-kenttä on tyhjä), avaa huonevalinta painamalla **Room** ja valitse huone painamalla **Select**. ![image-20260202-113436.png](media://0e2e15a1-4262-41c7-bcc3-ce5e25af2340) - Huonevalintanäkymä (**Room picker**) sisältää tietoja huoneista. - **Cleaned*** *(**c*** *tai **n/c**): huone on siivottu / siivoamatta. - **Vacant now** (**yes** tai **no**): huone on vapaa / ei ole vapaa tällä hetkellä. - Harmaa taustaväri merkitsee, että huone ei ole varattavissa valitulle päivälle. 4. Tarvittaessa voit tulostaa matkustajailmoituksen ja pyytää majoittujaa tarkistamaan tiedot ja allekirjoittamaan ilmoitus. - Voit tulostaa yksittäisen huoneen tai majoittujan matkustajailmoituksen painamalla nimirivillä hiiren oikeaa näppäintä ja valitsemalla - **Guest card for room** (huoneen matkustajailmoitus englanniksi) - **Guest card 2 for room** (huoneen matkustajailmoitus suomeksi) - **Guest card for person** (majoittujan matkustajailmoitus englanniksi) - **Guest card 2 for person** (majoittujan matkustajailmoitus suomeksi) - Voit tulostaa kaikkien varauksen huoneiden matkustajailmoitukset painamalla alapalkissa - **Guest card** (englanninkielinen ilmoitus) - **Guest card 2** (suomenkielinen ilmoitus) 5. Kirjaa majoittuja sisään painamalla nimirivillä **Check-in**. > 📝 Kun majoittuja on kirjattu sisään, huonetta ei voi enää vaihtaa tai poistaa. Tarvittaessa voit peruuttaa sisäänkirjaamisen painamalla hiiren oikeaa näppäintä nimirivillä ja valitsemalla **Cancel check-in**. 6. Kun majoittuja on kirjattu sisään, **Rooming**-näkymän huonerivi muuttuu keltaiseksi ja **C-in**-kentässä näkyy vihreä teksti **Yes**. ![image-20260202-113745.png](media://1a3ea00a-c176-4128-91c1-92bbb4737224) 7. Jos varauksessa on useampia majoittujia, kiinnitä huoneet ja kirjaa heidät sisään kuten yllä. - Lisää tarvittaessa nimirivejä painamalla ikkunan alapalkissa **Add new line**. 8. Kun huoneen kaikki majoittujat on kirjattu sisään, **Front Office **-ikkunan varauskalenterin varauspalkki näkyy oranssina. ![image-20260202-113845.png](media://5709baf9-b838-403a-8a48-a7ea16c356c5) --- ## Majoittujien kirjaaminen ulos (Check out) Uloskirjaaminen voidaan tehdä **Rooming**-näkymässä tai suoraan kassajärjestelmässä laskun päättämisen yhteydessä. ### Uloskirjaaminen Rooming-näkymässä 1. Paina **Check out**-painiketta nimirivillä tai ikkunan alaosassa. ![image-20260202-114031.png](media://3016ae11-3c93-4cb2-8fec-48273785abd3) > ✅ Voit kirjata ulos useamman huoneen tai kaikki varauksen huoneet kerrallaan painamalla ikkunan alaosan **Check out** -painiketta hiiren oikealla näppäimellä ja valitsemalla **Check-out selected** tai **Check-out all**. ### Uloskirjaaminen kassajärjestelmässä 1. Paina kassajärjestelmän vasemmassa alalaidassa **Check out**. ![image-20240618-104841.png](media://ecb492b3-1816-4ce8-a696-bd0d92204cc0) > 📝 Mikäli lasku päätetään varauksen lähtöpäivänä, laskun tulostusikkunassa on valinta **Check-out** automaattisesti valittuna. > 📝 Jos huoneen tai varauksen lasku on vielä avoinna, järjestelmä varmistaa, kirjataanko huone tai varaus ulos tästä huolimatta. --- ## Ryhmävaraukset Voit nopeuttaa suurempien ryhmien sisäänkirjaamista käyttämällä **Rooming**-näkymän alapalkin pikanäppäimiä. > Macro (widget) 1. Lisää kaikki puuttuvat nimirivit ja kiinnitä huoneet jokaiselle riville painamalla alapalkissa **Allocate rooms**. ![image-20240528-075802.png](media://954dd652-3310-42f7-9a2d-bfe81501affb) - Voit valita, kiinnitetäänkö huoneet automaattisesti vai kiinnitätkö huoneet itse kullekin nimiriville. - Automaattinen kiinnitys koskee vain nimirivejä, joille ei ole kiinnitetty huonetta. - Majoittujien nimet on tuotava tai syötettävä erikseen. 2. Tuo nimilista tiedostosta painamalla **Import names** ja liittämällä aiemmin toimitetun nimilistan **List of names **-kenttään. ![image-20240528-080819.png](media://e774ade7-17ff-4f67-bf79-73a2dd23dbf4) 3. Jos nimilistaa ei ole saatavilla, voit myös kopioida varaajan nimen kaikkiin nimiriveihin painamalla **Copy names**. ![image-20240528-081401.png](media://8df137a8-e0d6-46ca-a8f6-bf6f9035508d) 4. Voit kirjata koko ryhmän sisään painamalla ensin **Mark all lines ok** (kaikki nimirivit valmiina sisäänkirjattaviksi) ja sitten **Check-in Ok lines**. > ℹ️ Tarvittaessa voit myös kirjata sisään vain osan ryhmästä: > ℹ️ > ℹ️ 1. Paina ensin **Mark all lines ok**. > ℹ️ 2. Paina **Mod** ja poista valinta **Ok for check-in** niiltä nimiriveiltä, joita et halua kirjata sisään. > ℹ️ 3. Paina **Check-in Ok lines**.