---
title: "Varauksen tekeminen"
canonical: "https://support.vitec-hotellinx.com/space/KB/25133083/Varauksen%20tekeminen"
format: markdown
---
Varaukset tehdään **Front Office***** ***-näkymässä tai siitä avautuvissa varaustyökaluissa (**Reservation** ja **Reservation wizard**). Paras tapa varauksen tekemiseksi riippuu varauksen tyypistä.
- **Front Office **-ikkunan varauskalenterissa** **voit tehdä varauksen suoraan tietylle huoneelle ja tiettyyn ajankohtaan.
- **Reservation**-varausnäkymässä voit tehdä varauksen, joka ei ole vielä sidottu mihinkään huoneeseen.
- **Reservation wizard*** *-varaustyökalulla voit etsiä sopivaa vaihtoehtoa** **esimerkiksi huonetyypin tai varauksen arvon perusteella.
Varausvahvistukset lähetetään **Letters**-painikkeesta avautuvassa **Confirmation**-näkymässä ([lue lisää varauksen vahvistamisesta](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/27164674)).
---
## Reservation-varausnäkymä
**Reservation**-varausnäkymä sisältää kaikki varaukseen liittyvät tiedot.
1. Avaa **Front Office*** *-näkymä ja paina ikkunan oikeassa yläreunassa **New res***.*
2. **Reservation**-varausnäkymä avautuu ja pääset täyttämään varauksen tiedot.
- Harmaalla ja valkoisella taustalla olevat kentät liittyvät kyseiseen varaukseen (ajankohta, huonetyyppi, huoneiden ja vieraiden lukumäärä, jne.).
- Sinisellä taustalla olevat kentät liittyvät esillä olevaan varaajatietueeseen ** **(varaajan tiedot, hintaryhmä, segmentti, jne.).
3. Valitse saapumispäivä, öiden lukumäärän ja/tai lähtöpäivä.
4. Valitse huonetyyppi.
5. Valitse huoneiden lukumäärä, aikuisten ja lasten lukumäärä sekä lisämaksut ja ilmaismajoittujat (**Extras** ja **Free**).
6. Syötä varaajan sukunimi (**Last name**) ja etunimi (**First name**) tai yritys (**Company**), muut tiedot voi jättää tyhjäksi (riippuen järjestelmän asetuksista).
- **Find guest**: etsi varaajan tietoja järjestelmästä
- **Edit guest**: tarkastele ja muokkaa varaajan tietoja, esimerkiksi osoite- tai laskutustietoja
- **Guests**: selaa aiemmin varauksen tehneitä asiakkaita ja valitse varaaja listalta
- **Agent**: esimerkiksi matkatoimisto, jonka kautta varaus tulee
- **Invoice customer**: laskutettava taho (tämä tieto tarvitaan mikäli laskut lähetetään sähköisesti tai laskutusyritys on eri kuin varaaja)
7. Valitse hintaryhmä, segmentti, maksutapa ja varausreitti.
- Hintaryhmä (**Rate group**) määrittää hinnat, joita voit käyttää varauksessa.
- Maksutapa (**Payment**) on tieto siitä, mitä asiakkaan kanssa on sovittu. Maksun voi kuitenkin hoitaa myös jollain toisella tavalla.
> ℹ️ Hintaryhmä, segmentti ja varausreitti tilastoidaan, joten ne on tärkeää merkitä oikein.
8. Jos hotelli on jo varattu täyteen, voit tehdä varauksen siitä huolimatta tai merkitä varauksen odotuslistalle valitsemalla **On waiting list**.
- Voit merkitä varauksen odotuslistalle myös muussa tapauksessa: esimerkiksi silloin, jos et halua että varaus vähentää vapaana olevien huoneiden määrää.
9. Lisää varaukselle hinta: paina **Add rates to reservation**, valitse hinta listalta ja paina rivin alussa **Use**.
- Jos haluat lisätä varaukselle useamman hinnan (esim. huone ja golf-paketti), valitse **Allow prices to overlap**.
- Lisätyn hinnan voi poistaa painamalla **Del*** *hintarivin alussa.
10. Kun varauksen voi merkitä vahvistetuksi, valitse **Confirmed**.
11. Oikean alakulman tekstikenttään voit lisätä kommentteja varaukseen liittyen.
12. Tallenna varaus painamalla **Save** tai **Save and close**.
---
## Huoneen tai huonetyypin varaaminen varauskalenterista
**Huoneen varaaminen**
Huoneen** **varaaminen varauskalenterista on nopein ja helpoin tapa tehdä varaus ja kiinnittää samalla huone. Se sopii hyvin hotellille, jossa ei ole kovin paljon huoneita ja/tai hintoja, mutta on lisäksi käytännöllinen tapa hoitaa ilman ennakkovarausta saapuvien vieraiden huonevaraukset myös suuremmissa hotelleissa.
**Huonetyypin varaaminen**
Huonetyypin varaaminen varauskalenterista puolestaan on nopea tapa tehdä varaus kun ajankohta ja sovellettavat huonehinnat on tiedossa. Varaukseen ei tällöin kiinnitetä tiettyä huonetta. Tämä tapa on käytännöllinen silloin, kun erilaisia vaihtoehtoja ei ole kovin paljon.
> Macro (widget)
1. Avaa **Front Office **-näkymä, valitse hotelli ja varauksen ajankohta.
2. Etsi huonelistasta huone tai huonetyyppi ja paina varauskalenterissa hiiren oikeaa näppäintä varauksen aloituspäivän kohdalla (ja huoneen/huonetyypin rivillä).
3. Valitse varauksen pituus.
- Valikossa näkyvät vaihtoehdot riippuvat siitä, mihin saakka huone on vapaana.
4. Varausnäkymä (**Reservation**) avautuu ja huone/huonetyyppi sekä ajankohta on esitäytetty.
5. Syötä muut tiedot ([katso Reservation-varausnäkymän ohje](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/25133083/Varauksen+tekeminen#Reservation-varausn%C3%A4kym%C3%A4)).
---
## Varaaminen Reservation wizard -varaustyökalulla
**Reservation wizard **-varaustyökalu on hyödyllinen hotellille, jossa on erilaisia huonetyyppejä ja -hintoja sekä erilaisia paketteja.
Työkalu auttaa löytämään vaihtoehtojen joukosta sen, jossa varauksen arvo on paras mahdollinen. Työkalua voi käyttää myös hintojen hakuun asiakkaan tiedustellessa hintaa varaukselle.
> Macro (widget)
1. Avaa **Front Office*** *-näkymä ja paina ikkunan oikeassa yläreunassa **Res. wizard***.*
2. **Reservation wizard*** *-varaustyökalu avautuu.
- Harmaalla ja valkoisella taustalla olevat kentät liittyvät kyseiseen varaukseen (ajankohta, huonetyyppi, huoneiden ja vieraiden lukumäärä, jne.).
- Sinisellä taustalla olevat kentät liittyvät esillä olevaan varaajatietueeseen (varaajan tiedot, hintaryhmä, segmentti, jne.).
3. Valitse kaupunki, hotelli, osasto sekä mahdollisesti huonetyyppi.
- Voit valita hakuun myös kaikki huonetyypit (**all capacities**).
4. Valitse saapumispäivä, öiden lukumäärän ja/tai lähtöpäivä sekä huoneiden lukumäärä, aikuisten ja lasten lukumäärä sekä lisämaksut ja ilmaismajoittujat (**Extras** ja **Free**).
5. Valitse sovellettava hintaryhmä (**Rate group**).
6. Järjestelmä näyttää kaikki hakuun sopivat hinnat. Voit järjestää luettelon esimerkiksi arvon mukaan painamalla sarakkeen otsikkoa.
7. Valitse sovellettava hinta (huomaathan, että hintarivi sisältää myös huonetyypin).
8. Syötä varaajan tiedot. Voit hakea tietoja esimerkiksi sukunimen perusteella.
- **Find guest**: etsi varaajan tietoja järjestelmästä
- **Edit guest**: tarkastele ja muokkaa varaajan tietoja
- **Guests**: selaa aiemmin varauksen tehneitä asiakkaita ja valitse varaaja listalta
8. Vahvista varaus.
- **Save & Close**: tallenna ja sulje ikkuna
- **Save & Open to Edit**: tallenna ja avaa varaus muokattavaksi
- **Cancel**: peruuta