--- title: "Procountor" canonical: "https://support.vitec-hotellinx.com/space/KB/145162242/Procountor" format: markdown --- [lisäosa] Hotellinx Cloudin Procountor-integraatioon sisältyy kirjanpitoaineiston ja laskujen siirto Procountoriin. - Aineistot voi siirtää, kun yöajo on tehty. Siirrettävän jakson voi valita itse. - Myyntiaineiston siirto tehdään **Sales report (based on sales) **-raportin mukaisesti. - Laskuaineiston siirron yhteydessä voidaan valita, miten laskuja käsitellään Procountorissa siirron jälkeen. - Jos yritysasiakasta ei löydy Procountorista ennestään, siirron yhteydessä luodaan uusi asiakastietue. Integraatio on Hotellinx Cloudin lisäosa. Saat lisätietoja **[ottamalla meihin yhteyttä](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/37814278)**. --- ## Tilit ja dimensiot Procountorissa Procountorin dimensiot ovat sisäisen laskennan työkaluja, joilla voidaan seurata erilaisia yritykselle oleellisia seurantakohteita. Kullekin dimensiolle määritetään sen alaiset nimikkeet ja nimikkeille voidaan kohdistaa kirjanpidon tapahtumia. Procountorissa olevat tili- ja dimensiotiedot tulee määritellä Hotellinxiin. - Tilinumerot löytyvät Procountorista valitsemalla **Hallinta** > **Kirjanpidon tiedot** > **Tilikartta**. ![image-20241114-094122.png](media://024b9c3e-1a41-4ab7-a535-bab588f3dedd) - Käytettävät dimensiot löytyvät Procountorista valitsemalla **Hallinta** > **Dimensiot**. ![image-20241114-094907.png](media://84174a18-72e1-4519-93b7-2d9dfae6a0b6) --- ## ALV-oletukset Procountorissa Procountorin ALV-oletuksissa määritetään ALV-käsittelyyn liittyvät asetukset, kuten yrityksessä käytettävät arvonlisäveroprosentit ja arvonlisäverostatukset. Alv-oletukset löytyvät Procountorista valitsemalla **Hallinta** > **Kirjanpidon tiedot** > **ALV-oletukset**. ![image-20241114-095359.png](media://75c09d13-a582-4b34-94a5-c76618df1c39) --- ## API-avain Procountorista Procountorissa tulee aktivoida käyttöön otettava liitäntä luomalla API-avain. Avain voidaan luoda jollekin Procountorissa jo olevalle käyttäjätunnukselle tai tehdä uusi. Tarkemmat ohjeet saat Procountorilta. Valitse käyttäjä, johon API-avain liitetään ja syötä asiakasohjelmiston tunniste (*HotellinxClient*). > 📝 Käyttäjällä tulee olla vähintään samat käyttöoikeudet kuin **Myynti**-roolilla. Huomaathan, että kuvan tunnus on esimerkki testiympäristöstä ja oikea käyttäjä tulee luoda teidän omaan käyttöympäristöönne. ![image-20260203-092610.png](media://095b2acb-ba86-4b1d-9ade-0b0730dafd0c) --- ## Tilit ja dimensiot Hotellinx Cloudissa Hotellinx Cloudin myynti- ja maksulajeille määritellään vastaavat tiliöintitiedot kuin Procountorissa. Tiedot syötetään muodossa **tilinumero/dimension otsikko-dimensio/dimension2 otsikko-dimensio2**. - Tiedot erotellaan kauttaviivalla ja väliviivalla. - Tästä johtuen Procountorin dimensioiden otsikot tai nimet eivät saa sisältää väliviivoja tai kauttaviivoja. Merkit voi tarvittaessa muuttaa esimerkiksi alaviivoiksi. Tiliöintitiedot määritellään hotellin asetuksissa. 1. Valitse **Hotel Settings** > **Posting codes**. ![image-20241115-140857.png](media://1fbd7875-a431-4444-8d73-e3e9bca4ee48) 2. Merkitse tilinumero ja dimensiot **Account**-kenttään. - Esimerkki: *3001/Kustannuspaikka-Hotelli*. ![image-20241115-141013.png](media://3d7af8ba-8ac6-43ea-a45b-daf7d9a31216) - Esimerkki: *3003/Kustannuspaikka-Ravintola/Projekti-Matkailukesä*. ![image-20241115-150748.png](media://d43f255a-716e-445e-94ac-5efd07ad490a) - Mikäli Procountorin kirjanpitotilillä ei ole alv-käsittelyä, **Account**-kentän tiliöintitietojen perään merkitään **:12**. Merkintä pitää tehdä myös Hotellinx Cloudin maksutavoille (**Payment code**). - Alla olevassa esimerkissä tilinumero on *3004*, eikä tilillä ole dimensioita eikä alv-käsittelyä, joten **Account**-kentän merkintä on *3004//:12*. ![image-20241115-141227.png](media://76125d98-8a50-464c-bc49-4e4efe634f43) > 📝 Procountorissa kirjanpitotileille ei määritellä erikseen alv-prosentteja. Käytettävät alv-prosentit määritellään Procountorin alv-oletuksissa (**Hallinta** > **Kirjanpidon tiedot** > **ALV-oletukset** > **ALV-status Kotimaa**). --- ## Asiakkaan tiedot Hotellinx Cloudissa Varaajan laskujen siirtäminen Procountoriin edellyttää, että: - Varaajan tietoihin on merkitty laskutusasiakas (**Customer**). - Valitulle laskutusasiakkaalle on määritelty tarvittavat asetukset. Hotellinx Cloudin Guest-tietueelle tulee valita laskutusasiakas (**Customer**), jolla pitää olla muutamia määrittelyjä, jotta asiakkaat ja laskut voidaan siirtää Hotellinx Cloudista Procountoriin. Voit muokata asiakastietoja **Customers**-ikkunassa. 1. Valitse päävalikosta **More** > **Customers** > **Customers**. 2. Avaa asiakastiedot painamalla rivin alussa **Edit**. **Yritysasiakas** 1. Syötä **Country**-kenttään maakoodi ja **Buyer Organisation Unit **-kenttään yrityksen OVT-tunnus. 2. Mikäli yritys löytyy Procountorista, asiakasnumero haetaan **Customer**-ikkunan **External Id **-kenttään. 3. Mikäli Procountorista ei löydy asiakkaan OVT-tunnusta, Procountoriin luodaan siirron yhteydessä uusi asiakas. **Henkilöasiakas** 1. Syötä **Country**-kenttään maakoodi. 2. Henkilöasiakas siirretään Procountoriin uutena asiakkaana ensimmäisen laskun siirron yhteydessä. 3. Mikäli Hotellinx Cloudissa käytetään jatkossa samaa laskutusasiakastietoa, henkilöasiakas tunnistetaan Procountorin asiakasnumeron (**External Id**) avulla. ![image-20241125-100304.png](media://833b0934-c7bd-4e24-94e9-6bb471e4f7e7) --- ## Siirtojen asetukset 1. Avaa siirtojen asetusten määrittelysivu valitsemalla päävalikossa **More** > **Export** > **Export for back office** > **Procountor Export** > **Settings**. 2. Hotellinx täyttää tiedot **Service URL**, **Client id** ja **Client secret **-kenttiin. 3. Täytä tiedot **Api Key (M2M)**, **Approve invoices** ja **Create business partner with customer number **-kenttiin. ![image-20250323-191312.png](media://d8b7ded4-12ed-4c58-902b-63d1693742f7) **Api Key (M2M)** - Täytä kenttään hotellin käyttäjän API-avain. - Uutta API-avainta luodessa asiakasohjelmiston tunniste on **HotellinxClient**. API-avain on avattavissa Procountorin **Perustiedot**-ikkunasta avautuvassa valikossa. > ℹ️ Rajapintaa varten Procountoriin voi luoda oman käyttäjän tai käyttää yrityksen olemassa olevaa Procountor-käyttäjää. Käyttäjällä tulee olla vähintään samat käyttäjäoikeudet kuin **Myynti**-roolilla. Käyttäjällä tulee olla oikeudet luoda muistiotositteita. **Approve invoices** - **Not selected**: kaikki laskut siirretään Procountoriin tilassa *kesken*. Tällöin käyttäjä voi Procountorissa vielä esimerkiksi valita laskun toimitustavan ja hyväksyä laskut, jolloin ne siirtyvät Procountorin reskontraan. - **Only E-invoices**: siirron yhteydessä hyväksytään laskut, jotka on päätetty Hotellinx Cloudissa sähköiseen laskutukseen. Muut laskut tulee käsitellä (esim. toimitustapa) ja hyväksyä Procountorissa. - **All invoices**: siirron yhteydessä hyväksytään kaikki laskut. Tällöin laskuihin ei voi tehdä muutoksia Procountorissa ja laskut siirtyvät suoraan Procountorin reskontraan. Tätä valintaa voi käyttää, mikäli laskut lähetetään Hotellinx Cloudista ja siirretään Procountorin reskontraan seurantaa varten. **Create business partner with customer number** - Siirretäänkö Hotellinx **Cloudin Customer Id **-tieto siirron yhteydessä? - Tätä asetusta ei kannata valita, jos yrityksellä on ollut Procountor käytössä ennen Hotellinx Cloudin -liitäntää, sillä Hotellinxin asiakasnumeroita saattaa olla jo käytössä Procountorin asiakastietueissa. **Send invoice accounting value** - Tällä valinnalla laskuriveille syntyy kirjanpitoarvo Procountoriin oletustiliöinnin sääntöjen mukaisesti. - Ilman valintaa lasku siirtyy reskontran seurantaa varten ilman kirjanpitoarvoa. **Add guests to invoice** - Valinnalla siirtyy laskutettavan varauksen varaustiedot, majoittujatiedot sekä asiakkaalle Hotellinx Cloudissa asetettu laskutusviite (Reference) Procountorin laskun Lisätiedot-kenttään. --- ## Siirrot Myynti- ja laskuaineiston voi siirtää yöajon jälkeen. - Voit valita, siirretäänkö myynnit, laskut vai siirretäänkö molemmat aineistot. - Siirtoja voi tehdä jälkikäteen uudelleen. Siirron tekeminen: 1. Avaa Procountor-siirtoikkuna valitsemalla päävalikossa **More** > **Export** > **Export for back office** > **Procountor export**. 2. Valitse ajanjakso ja siirrettävä aineisto. Hae tiedot painamalla **Get data**. - **Bookkeeping**: siirrä myyntiaineisto - **Invoices**: siirrä laskuaineisto - **Expot both**: siirrä molemmat aineistot ![image-20241120-092928.png](media://fdb1f5ab-500c-4e7d-b52a-4e25cc247da4) 3. Siirrä aineisto Procountoriin painamalla **Export**. 4. Kun siirto on onnistunut, rivillä näkyy merkintä **[OK] Exported**. Jos laskut hyväksytään siirron yhteydessä, rivillä näkyy merkintä **[OK] Exported and approved**. - Alla olevassa esimerkissä on siirretty molemmat aineistot samalla kertaa. Asetuksissa on valittu, että laskut hyväksytään siirron yhteydessä, jolloin laskut ovat valmiina Procountorin reskontrassa. ![image-20241120-093526.png](media://3ffafe4f-b6a1-444f-b254-e5668ba4e18c) 5. Hotellinxin **Sales report (based on sales) **-raportin avoin saldo (**Balance**) siirtyy Procountorin **Täsmäytyserot**-tilille, josta se tulee siirtää käsin oikealle tilille. Tätä tiliä ei voi erikseen määritellä rajapinnan kautta tehtävissä siirroissa vaan saldo kirjautuu Procountorin oletustilille. > 📝 Mikäli siirto epäonnistuu, rivillä näkyy Procountorin virheilmoitus. Tarkemmat tiedot tallentuvat lokitiedostoon (*Procountor.log*), joka tallentuu työasemalle määriteltyyn kopiohakemistoon.