---
title: "Määrittelyt (ennakkosuorituksen kirjaaminen asiakkaan majoittuessa)"
canonical: "https://support.vitec-hotellinx.com/space/KB/119930881/M%C3%A4%C3%A4rittelyt%20(ennakkosuorituksen%20kirjaaminen%20asiakkaan%20majoittuessa)"
format: markdown
---
Jos ennakkolaskun maksusuoritusta ei merkitä laskulle, ennakkolaskutusta varten järjestelmään on määritettävä seuraavat tiedot:
1. Myyntilajit ja maksutapa
2. Hintaryhmän ennakkokäytäntö (tarvittaessa)
3. Ennakkolaskutuksen maksuaika
> ℹ️ Tarkista tarvittavat tiedot kirjanpidolta.
> ✅ Ennakkolaskujen käsittelyä voi myös automatisoida parametrien avulla. Kun asiakas kirjataan sisään, laskulle merkitään automaattisesti miinusmerkkinen ennakkomyyntikirjaus ennakkolaskun myyntilajille.
---
## Myyntilajien määrittely (Sales codes)
Kaikille hinnoissa käytetyille normaaleille myyntilajeille tulee luoda vastaavat ennakkomyyntilajit, jotta niille voidaan merkitä ennakkomyyntiä (esim. **Room**-myyntilajille luodaan ennakkomyyntilaji **Room deposit**).
Tämän lisäksi tarvittavien myyntilajien määrä riippuu siitä, tehdäänkö ennakkolaskut alv-kannoittain vai käytetäänkö vain yhtä alv-kantaa.
- Ennakkolaskuissa voidaan käyttää myynnin alinta alv-luokkaa, joten hotelli voi halutessaan käyttää vain yhtä ennakkomyyntilajia (esim. *Ennakkomyynti 10%*).
- Mikäli ennakkolaskut tehdään eri alv-kannoilla, jokaiselle alv-kannalle tulee luoda oma ennakkomyyntilajinsa (esim. *Ennakkomyynti 10%*, *Ennakkomyynti 14%*, *Ennakkomyynti 25,5%*).
Myyntilajeja hallinnoidaan hotellin asetuksissa.
1. Valitse päävalikosta **Hotel settings** > **Hotel parameters** > **Posting codes**.
2. Valitse **Posting codes **-valikosta **Sales codes** ja paina **Add new**.
3. Syötä myyntilajin tiedot ja tallenna painamalla **Save**.
- **Id**: myyntilajin tunniste.
- **Name**: myyntilajin englanninkielinen nimi.
- **Name 2**: myyntilajin suomenkielinen nimi.
- **Posting group**: kirjausryhmä (valitse kirjausryhmäksi esim. **Others**, jotta ennakkomyynti ei näy majoitusmyyntinä ja vääristä keskihuonehintoja).
- **Rate group**: myyntilajia voidaan käyttää vain tietylle hintaryhmälle (tavallisesti ei käytössä).
- **Sub folio letter**: myyntilajin osalaskukirjain (määritellään, jos nämä ovat yrityksessä käytössä).
- **Vat**: alv-kanta (jos ennakkolaskut tehdään verollisena, jokaiselle alv-kannalle tulee luoda oma ennakkomyyntilajinsa).
- **Extra**: ennakkomyynti on poimittavissa laskulla extrana.
- **Category**: tämän kentän voit jättää tyhjäksi.
- **Account**: myyntitili (kirjanpidon tiliöintinumero, jonka perusteella maksutapahtuma ohjautuu kirjanpitoon).
- **Value**: anna myyntilajin arvo vain, mikäli se on aina sama (esim. laskutuslisä).
- **Sort order**: myyntilajin listausjärjestys raporteissa.
- **Allowance sales code**: tämän kentän voit jättää tyhjäksi.
- **Deposit sales code**: myyntilajia vastaava ennakkomyyntilaji.
- **Inactive**: poista myyntilaji käytöstä (myyntilaji näkyy edelleen historiaraporteilla).
- **Disable POS products discount**: myyntilajista ei saa antaa alennusta.
---
## Myyntilajien yhdistäminen vastaaviin ennakkomyyntilajeihin
Kaikki hinnoissa käytetyt myyntilajit tulee yhdistää vastaaviin ennakkomyyntilajeihin, jotta niille voidaan merkitä ennakkomyyntiä.
1. Varmista, että tarvittavat ennakkomyyntilajit on luotu (ks. [Myyntilajien määrittely](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/86310914/M+rittelyt+maksusuoritus+ennakkomyyntin#Myyntilajien-m%C3%A4%C3%A4rittely)).
2. Valitse päävalikosta **Hotel settings** > **Hotel parameters** > **Posting codes**.
3. Valitse myyntilaji ja paina **Edit**.
4. Valitse **Deposit sales codes **-valikosta käytettävä ennakkomyyntilaji (esim. **Room deposit**) ja tallenna painamalla **Save**.
---
## Maksutavan määrittely (Payment codes)
Ennakkolaskutusta varten tarvitaan maksutapa, johon ennakkomyynnistä tehtävät laskut päätetään (esim. **Ennakkolaskutus**). Näin ennakkolaskut voidaan erotella muista laskuista myyntireskontrassa.
Kun asiakas kirjataan sisään, ennakkolaskun maksusuoritus merkitään asiakkaan laskulle. Tätä varten tarvitaan vastaava maksutapa (esim. **Ennakkomaksu**).
Maksutapoja hallinnoidaan hotellin asetuksissa.
1. Valitse päävalikosta **Hotel settings** > **Hotel parameters** > **Posting codes**.
2. Valitse **Posting codes **-valikosta **Payment codes** ja paina **Add new**.
3. Syötä maksutavan tiedot ja tallenna painamalla **Save**.
### Maksutapa: *Ennakkomaksu*
- **Id**: maksutavan tunniste.
- **Name**: maksutavan englanninkielinen nimi.
- **Name 2**: maksutavan suomenkielinen nimi.
- **Posting group**: kirjausryhmä.
- **Rate group**:** **valitse vain, mikäli maksutapaa voidaan käyttää vain yhden hintaryhmän asiakkaille, tavallisesti ei käytössä.
- **Sub folio letter**: maksutavan osalaskukirjain, määrittele vain, mikäli nämä ovat yrityksessä käytössä.
- **Payment type**: valitse maksutyypiksi **Deposit 3** (maksutyypin avulla määritetään ohjelman toiminta maksutapahtuman yhteydessä).
- **Card type**: ei määritellä ennakkomaksulle.
- **Credit card id**: ei määritellä ennakkomaksulle.
- **Account**: myyntitili (kirjanpidon tiliöintinumero, jonka perusteella maksutapahtuma ohjautuu kirjanpitoon).
- **Value**: ei määritellä ennakkomaksulle.
- **Sort order**: maksutavan listausjärjestys myyntiraporteilla.
- **Inactive**: poista maksutapa käytöstä (maksutapa näkyy edelleen historiaraporteilla).
### Maksutapa: *Ennakkolaskutus*
- **Id**: maksutavan tunniste.
- **Name**: maksutavan englanninkielinen nimi.
- **Name 2**: maksutavan suomenkielinen nimi.
- **Posting group**: kirjausryhmä.
- **Rate group**: maksutapaa voidaan käyttää vain yhden hintaryhmän asiakkaille (tavallisesti ei käytössä).
- **Sub folio letter**: maksutavan osalaskukirjain (määritellään, jos nämä ovat yrityksessä käytössä).
- **Payment type**: valitse ennakkomaksun maksutyypiksi **Invoice 4**, jotta maksutapa siirtyy myyntireskontraan.
- **Card type**: ei määritellä ennakkolaskutukselle.
- **Credit card id**: ei määritellä ennakkolaskutukselle.
- **Extra text**: ei määritellä ennakkolaskutukselle.
- **Account**: myyntitili (kirjanpidon tiliöintinumero, jonka perusteella maksutapahtuma ohjautuu kirjanpitoon).
- **Value**: ei määritellä ennakkolaskutukselle.
- **Sort order**: maksutavan listausjärjestys myyntiraporteissa.
- **Invoice type**: valitse laskutyypiksi **2**, jotta ennakkolaskutukseen päätetyt laskut erotellaan muista laskuista myyntireskontrassa.
- **Inactive**: poista maksutapa käytöstä (maksutapa näkyy edelleen historiaraporteilla).
---
## Hintaryhmän ennakkokäytännön määrittely
Ennakkokäytännön perusteella järjestelmä voi laskea varauksille ennakkomaksun määrän automaattisesti ja lisäksi peruuttaa varauksen, jos ennakkolaskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä.
Ennakkokäytäntö asetetaan jokaiselle hintaryhmälle erikseen, joten eri tyyppisillä asiakkailla voi olla erilaiset ennakko- ja peruutussäännöt. Esimerkiksi:
- Yksittäisen asiakkaan ennakkomaksu on 50% varauksen arvosta ja eräpäivä 30 päivää ennen saapumista, muussa tapauksessa varaus perutaan.
- Yritysasiakkaan ennakkomaksu on kiinteä 50 EUR per varaus, eikä varausta peruuteta automaattisesti.
Ennakkokäytännön määrittäminen:
1. Valitse päävalikosta **Hotel settings** > **Common parameters** > **Rate groups**.
2. Valitse hintaryhmä ja paina **Edit**.
3. Muokkaa hintaryhmän ennakkokäytäntömääritykset ja tallenna painamalla **Save**.
- **Autom. cancellation**: kuinka monta päivää ennen saapumista varaus peruutetaan, jos ennakkoa ei ole maksettu (**0** = ei automaattista peruutusta).
> ⚠️ Huomioi, että maksamaton ennakkolasku tulee hyvittää Hotellinx Cloudissa, mikäli sitä ei makseta ja varaus perutaan. Käyttäjän tulee tehdä hyvityslasku, joten automaattista varausten peruutusta ei tule käyttää varausten ennakkolaskutuksessa.
- **Default deposit %**: kuinka monta montako prosenttia ennakkomaksu on varauksen arvosta.
> ⚠️ Käytä ennakkomaksun arvon määrittämiseksi aina prosentuaalista **Default deposit %**-kenttää.
4. Järjestelmä laskee automaattisesti ennakkomaksun määrän ja lisää sen **Reservation**-ikkunan **Deposit amount **-kenttään.
> 📝 Ennakko lisätään vain kun varaus tallennetaan ensimmäisen kerran. Sitä ei lasketa automaattisesti uudelleen, jos varauksen arvoa muutetaan.
> 📝 Yöajo voi peruuttaa maksamattomat varaukset automaattisesti ja lisää silloin myös peruutustekstin, joka näkyy varauksella, **Reservations**-ikkunassa sekä varausta painettaessa.
---
## Ennakkolaskun maksuajan määrittely
Ennakkolaskutus-maksutapaan päätettäville laskuille voidaan määritellä oma maksuaika hotellin asetuksissa.
1. Valitse päävalikosta **Hotel settings**.
2. Valitse hotelli ja paina **Edit**.
3. Avaa **Invoice details*** *-välilehti ja määritä maksuaika maksuehtojen (**Payment terms**) alla olevaan **For deposit invoices **-kenttään.
- Jos kentän arvo on suurempi kuin 0, eräpäivä on yhtä monta päivää laskun päivästä.
- Jos kentän arvo on pienempi kuin 0, eräpäivä on yhtä monta päivää varauksen tulopäivästä.
- Jos kentän arvo 0, parametri ei ole käytössä.
---
## Ennakkolaskujen käsittelyn automatisointi
Ennakkolaskujen käsittelyä voi myös automatisoida. Kun asiakas kirjataan sisään, laskulle voidaan merkitään automaattisesti:
- miinusmerkkinen ennakkomyyntikirjaus ennakkolaskun myyntilajille tai
- ennakkoa vastaava maksukirjaus.
> 📝 Automaattisen kirjaamisen edellytykset:
> 📝
> 📝 - Hotellinx-reskontra sekä tarvittavat parametrit **Common features **-ikkunassa.
> 📝 - Varauksesta on tehty ennakkolasku ennakkomyynniksi määriteltyä myyntilajia käyttäen.
Määrittäminen:
1. Avaa päävalikosta **Settings**-ikkuna ja valitse **Common features **-välilehti.
2. Ota kirjausten automatisointi käyttöön valitsemalla tarvittava parametri:
- **Use settled deposit postings (D) to credit deposit sales at check-in**: laskulle tehdään miinusmerkkinen myyntikirjaus
- **If reservation deposit paid before check-in then make Used deposit payment posting on guest folio at first check-in**: laskulle tehdään maksukirjaus
### Esimerkki: miinusmerkkinen myyntikirjaus sisäänkirjaamisen yhteydessä
1. Asiakkaalla on kolmen vuorokauden varaus, joka laskutetaan kokonaan ennakkoon.
- Varauksen kokonaisarvo on 231 euroa (77 euroa per vuorokausi).
- Asiakkaalle on tehty varauksesta ennakkolasku käyttäen vastaavia ennakkomyyntilajeja.
- Varauksen ennakkolasku näkyy laskun tekopäivän myyntiraportissa (**Sales report**):
2. Kun asiakas kirjataan sisään, järjestelmä tekee asiakkaan laskulle automaattisesti miinusmerkkiset kirjaukset.
- Myyntilajit ja laskun loppusumma on samat kuin alkuperäisellä laskulla.
- Myyntikirjaus näkyy myyntiraportilla (**Sales report**):
3. Varauksen hintaan kuuluva toteutunut myynti kirjataan asiakkaan laskulle yöajoissa asiakkaan oleskeluaikana, varauksen hinnan mukaisesti.
- Mikäli varauksen hinta kirjataan laskulle vuorokausi kerrallaan, laskulla näkyy seuraavat kirjaukset asiakkaan ensimmäisen majoitusvuorokauden yöajon jälkeen:
- Varauksen kirjaukset näkyvät saapumispäivän myyntiraportilla (**Sales report**):
4. Lähtöpäivänä asiakkaan laskun loppusummana on 0 euroa, mikäli laskulle ei ole tehty oleskelun aikana muita kirjauksia. Laskulla näkyy:
- sisäänkirjaamisen yhteydessä kirjattu ennakkomyynti (miinusmerkkisenä)
- oleskelunaikainen majoitusmyynti.
5. Lasku päätetään normaalisti.