--- title: "Ennakkolaskut raporteissa (maksusuoritus ennakkomaksuna)" canonical: "https://support.vitec-hotellinx.com/space/KB/114851841/Ennakkolaskut%20raporteissa%20(maksusuoritus%20ennakkomaksuna)" format: markdown --- Ennakkolaskuja voi tarkastella eri raporteissa, laskun käsittelytavasta ja laskun tilasta riippuen. - Varausraporteista (**Reservation reports**) löytyvät kaikki varaukset, joista on tehty ennakkolasku. - Myynti- tai maksukirjauksena tehdyt avoimet ennakkolaskut näkyvät myös myyntiraporteissa (**Open deposit folios*** *-raportti). - **Ennakkolaskutus**-maksutapaan päätetyt laskut näkyvät myyntireskontran raporteilla (**Sales ledger reports**). Kaikki raportit voi tallentaa *.csv-* ja *.xml*-muodossa sekä tulostaa. --- ## Ennakkolaskut varausraporteissa (Reservation reports) Varausraportit tarkastelevat voimassa olevia varauksia, jotka löytyvät **Front Office*** *-näkymästä. - Varausraporteissa on mukana kaikki ennakkoon laskutetut varaukset, riippumatta maksusuorituksen merkitsemistavasta (myyntikirjaus, maksukirjaus, ei kirjausta). - Raportit voidaan ottaa kuluvasta päivästä eteenpäin (menneitä varauksia voi tarkastella [varausten hakunäkymässä](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/27066370)). 1. Avaa raportit päävalikosta painamalla **More** > **Reports** > **Reservations**. 2. Ennakkolaskutukseen liittyvät seuraavat raportit: - **Deposit reservations**: varaukset, joista on tehty ennakkolasku. - **Deposit reservations, paid**: varaukset, joista on maksettu ennakkomaksua. - **Deposit reservations, not paid**: varaukset, joiden ennakkolasku on maksamatta (kokonaan tai osittain). ![image-20241004-110133.png](media://2540eecf-fb07-4166-8b42-5d75d48edd39) > ℹ️ Ennakkolaskutukseen liittyvien raporttien tiedot perustuvat varauksen **Deposit amount** ja **Deposit paid **-kenttiin. ![image-20241024-090235.png](media://efc64ce3-5a1c-42e6-ac80-c31b59e49c62) --- ## Kaikki ennakkolaskut (Deposit reservations) Raportilla näkyvät kaikki valitun aikajakson varaukset, joihin on määritelty ennakkoon maksettava osuus. - Raportilla näkyvät kaikki varaukset, joiden **Deposit amount **-kentässä jokin arvo. - Raportti voidaan ottaa kuluvasta päivästä eteenpäin (menneitä varauksia voi tarkastella [varausten hakunäkymässä](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/27066370)). 1. Avaa raportit päävalikosta painamalla **More** > **Reports** > **Reservations**. 2. Valitse **Report**-valikosta **Deposit reservations**. ![image-20241004-110123.png](media://cccdd643-6748-4925-b215-54fe26f12728) 3. Valitse hotelli ja tarkasteltava ajanjakso ja paina **Refresh**. Raportin esikatselussa näkyy ennakkomaksun tiedot: - Ennakkolaskun summa (**Deposit**) - Avoinna oleva ennakkolaskun summa (**Open dep.**) - Ennakkolaskun eräpäivä (**Dep. due**) 4. Avaa tulostettava raportti painamalla **Print preview**. ![image-20241023-105247.png](media://9e3f1c2c-25ea-4590-8b25-a239a3bd7e8e) > ℹ️ Esimerkissä näkyy kaksi varausta, joiden ennakkolasku on maksettu (varaukset **252*** *ja **261**) sekä yksi maksamaton ennakkolasku (varaus **258**). Varausraportin tiedot: - **Res. no**: varausnumero. - **Arrival**: saapumispäivä. - **Departure**: lähtöpäivä. - **Company**: yritys. - **Name**: asiakkaan nimi. - **Segment**: asiakkaalle varauksessa valittu segmenttitieto. - **Payment**: varaukselle valittu maksutapa. - **Arr. message**: varausnäkymässä oleva **Arrival info**, johon voidaan merkitä asiakkaan saapumisaika tai muu saapumiseen liittyvä tieto. - **Phone**: puhelinnumero. - **Res. value**: varauksen kokonaisarvo. - **Deposit**: ennakon kokonaismäärä. - **Dep. open**: avoinna olevan ennakon määrä. - **Due date**: ennakkolaskun eräpäivä. - **Paid**: maksettu summa. --- ## Maksetut ennakkolaskut (Deposit reservations, paid) Raportilla näkyvät kaikki valitun aikajakson varaukset, joihin on määritelty ennakkomaksu ja ennakkomaksu on maksettu kokonaan. - Raportilla näkyvät kaikki varaukset, joiden **Deposit amount** ja **Deposit paid **-kenttien arvo vastaavat toisiaan. - Raportti voidaan ottaa kuluvasta päivästä eteenpäin (menneitä varauksia voi tarkastella [varausten hakunäkymässä](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/27066370)). 1. Avaa raportit päävalikosta painamalla **More** > **Reports** > **Reservations**. 2. Valitse **Report**-valikosta **Deposit reservations, paid**. ![image-20241004-111555.png](media://23e19df8-6e0b-4461-bac9-90fa9c38f426) 3. Valitse hotelli ja tarkasteltava ajanjakso ja paina **Refresh**. Raportin esikatselussa näkyy ennakkomaksun tiedot: - Ennakkolaskun summa (**Deposit**) - Avoinna oleva ennakkolaskun summa (**Open dep.**) - Ennakkolaskun eräpäivä (**Dep. due**) 4. Avaa tulostettava raportti painamalla **Print preview**. ![image-20241023-111117.png](media://0ad3c981-2c24-4885-b10c-9c243e744df5) > ℹ️ Esimerkissä näkyy kaksi varausta, joiden ennakkolasku on maksettu (varaukset **252*** *ja **261**). > 📝 Yöajon yhteydessä tallennetaan **Paid deposit resevations**-raportti. > 📝 > 📝 - Raportissa on kaikki varaukset, joiden **Deposit amount **-kentässä on arvo ja **Deposit paid **-kentässä on tieto maksetusta summasta (jos maksusuoritus kirjattu varaukselle). > 📝 - Mikäli esimerkiksi tilikauden vaihtuessa tarvitaan tieto sisällä olevista ennakoista, tulee raportit tulostaa juuri ennen tilikauden vaihtumista tai heti vaihtumisen jälkeen. --- ## Maksamattomat ennakkolaskut (Deposit reservations, not paid) Raportilla näkyvät kaikki valitun aikajakson varaukset, joihin on määritelty ennakkomaksu ja ennakkomaksua ei ole maksettu kokonaan. - Raportilla näkyvät kaikki varaukset, joiden **Deposit amount **-kentän arvo on suurempi kuin ja **Deposit paid **-kentän arvo. - Raportti voidaan ottaa kuluvasta päivästä eteenpäin (menneitä varauksia voi tarkastella [varausten hakunäkymässä](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/27066370)). 1. Avaa raportit päävalikosta painamalla **More** > **Reports** > **Reservations**. 2. Valitse **Report**-valikosta **Deposit reservations, not paid**. ![image-20241004-121246.png](media://4508c9e8-d602-4ae2-b88b-10370f369088) 3. Valitse hotelli ja tarkasteltava ajanjakso ja paina **Refresh**. Raportin esikatselussa näkyy ennakkomaksun tiedot: - Ennakkolaskun summa (**Deposit**) - Avoinna oleva ennakkolaskun summa (**Open dep.**) - Ennakkolaskun eräpäivä (**Dep. due**) 4. Avaa tulostettava raportti painamalla **Print preview**. ![image-20241024-064851.png](media://ee110343-9e07-4359-b7ad-0fcf3f0ae099) > ℹ️ Esimerkissä näkyy yksi varaus, jonka ennakkolasku on maksamatta (varaus **258**). --- ## Ennakkolaskut varausten hakunäkymässä (Reservations) Menneitä varauksia voit tarkastella [varausten hakunäkymässä](https://vitechotellinx.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/27066370) (**Reservations**). Näkymässä on muiden varaustietojen lisäksi myös mahdollisen ennakkolaskun tiedot. 1. Avaa varausnäkymä päävalikosta painamalla **Front Office** > **Reservations**. 2. Valitse hakuehdot ja paina **Refresh**. ![image-20240805-120809.png](media://671f22ec-5dde-4d7b-8a17-c8f93a4d294b) Raportin esikatselussa näkyy ennakkomaksun tiedot: - **Deposit**: ennakkolaskun summa - **Open dep.**: avoinna oleva ennakkolaskun summa - **Dep. due**: ennakkolaskun eräpäivä --- ## Ennakkolaskut myyntiraporteissa (Sales reports) Myynti- tai maksukirjauksena tehdyt avoimet ennakkolaskut näkyvät myyntiraporttien **Open deposit folios **-raportissa. - Raportti sisältää avoimet ennakkolaskut kaikista varauksista, joissa saapuminen on hotellipäivästä seuraavana päivänä tai myöhemmin. - Raportin avulla voit erotella ennakkomaksut majoittuvien asiakkaiden avoimista laskuista. 1. Avaa raportti päävalikosta painamalla **More **>** Reports **>** Sales **>** Today's reports **>** Open deposit folios**. 2. Valitse hotelli ja tarvittaessa osasto (**Department**) ja paina **Refresh**. Raportin esikatselussa näkyy ennakkomaksun tiedot: - Ennakkolaskun summa (**Deposit**) - Avoinna oleva ennakkolaskun summa (**Open dep.**) - Ennakkolaskun eräpäivä (**Dep. due**) 4. Avaa tulostettava raportti painamalla **Print preview**. ![image-20241024-071221.png](media://09b9997e-1bce-4b40-aed3-44973590b664) > ℹ️ Esimerkissä näkyy kaksi varausta, joiden ennakkolasku on maksettu. > ℹ️ > ℹ️ - Varauksen **172** ennakon maksusuorituksesta on tehty negatiivinen myyntikirjaus. > ℹ️ - Varauksen **180** ennakon maksusuorituksesta on tehty maksukirjaus. > 📝 Tämä raportti tallennetaan automaattisesti yöajon yhteydessä. --- ## Ennakkolaskut myyntireskontran raporteissa (Sales ledger reports) Myyntireskontrassa on kaikki **laskutus**- tai **ennakkolaskutus**-maksutapoihin (**Payment type** = **Invoice type 4**) päätetyt laskut. Myyntireskontran raporteissa voidaan erotella ennakkolaskut muista laskuista. 1. Avaa myyntireskontran päävalikosta raportit painamalla **More** > **Sales ledger **> **Sales ledger reports**. 2. Valitse tarkasteltava raportti **Report**-valikosta (katso esimerkit alempana). 3. Valitse tarvittaessa **Hotel**-valikosta hotelli ja valitse **Invoice type **-valikosta tarkasteltava laskutyyppi **Ennakkolaskutus**. 4. Hae raportti painamalla **Refresh**. 5. Avaa tulostettavan raportin esikatselu painamalla **Print preview**. **Raportit** **Receivables**: maksamattomat ennakkolaskut. Raportti voidaan ottaa tiettyyn päivään saakka, jolloin raportille tulostuu valittuun päivään mennessä tehdyt ennakkolaskut (laskun päivämäärän mukaisesti). ![image-20241024-074735.png](media://a17ec6e9-193b-4773-aedb-c97096216a6f) **Invoicing list**: ennakkolaskut, jotka on tehty valitulla aikavälillä. ![image-20241024-074804.png](media://17c8555a-192e-460c-a4a6-9ba80b48228f) **Period payments**: lista maksuista, jotka on vastaanotettu valitulla aikavälillä. Raportti tulostuu tileittäin. ![image-20241024-074831.png](media://472d01e7-2366-468d-a35e-24971a47263f)